"Формирование электронных баз данных – эффективный способ совершенствования работы учреждения" PDF Печать
Автор: Шемит И.Б., главный специалист

Источник: Профессиональный научно-практический и методический журнал «Работник социальной службы»  № 12, 2011 год

С увеличением продолжительности работы учреждения растет и количество локальных актов, разработанных в целях регулирования и регламентирования отдельных направлений его деятельности. Понятно, что удержать все нормативные требования в памяти невозможно. И, несмотря на то, что организационно-распорядительные акты на бумажном носителе в хронологическом порядке подшиваются в папки, работа с ними со временем представляет определенные трудности – если не помнишь (или не знаешь) дату утверждения документа, приходится обрабатывать массу бумаг, прежде чем найдешь нужную. А для новичка, недавно приступившего к работе, эта проблема стоит еще острее.
Внутренняя экспертиза действующих в учреждении локальных нормативных и иных распорядительных актов вскрыла ряд проблемных моментов – выявлены документы, дублирующие друг друга, а также требующие отмены или внесения изменений ввиду изменившегося законодательства местного, краевого, федерального уровня.
В целях совершенствования данной работы, организационно-методическим отделением Центра разработана электронная база локальных актов учреждения, призванная решать следующие задачи:
  • систематизация распорядительных документов учреждения;
  • доступ к документу без непосредственного обращения к материальным документальным объектам;
  • обеспечение оперативного поиска текста документа по названию или содержанию;
  • передача электронных документов без перемещения в пространстве материальных объектов и экстерриториальный доступ к ним;
  • проверка целостности сохраняемой информации и создание резервных копий документов в автоматическом режиме;
  • электронная защита от несанкционированного внесения изменений;
  • восстановление документа из базы за короткий промежуток времени с минимальными затратами;
  • обеспечение контроля своевременного внесения в распорядительные документы учреждения изменений и дополнений в целях приведения их в соответствие с действующим законодательством;
  • исключение случаев дублирования документов (одновременного действия документов, аналогичных по содержанию, но с разным сроком утверждения), обеспечение своевременной отмены утративших силу документов;
  • исключение случаев утраты документов, в том числе в электронном виде в связи с поломкой компьютера.
Решение этих задач создает основу для экономии временных, финансовых и человеческих ресурсов.
Локальные акты длительного действия, содержащиеся в базе, систематизированы в тематические папки:
1. Устав
2. Положения о структурных подразделениях
3. Должностные (рабочие) инструкции (всех работников учреждения)
4. Инструкции по охране труда и технике безопасности
5. Трудовые отношения
6. Организация производственной деятельности
7. Делопроизводство
8. Макеты личных дел
9. Планирование
10. Правила внутреннего распорядка отделений
11.  Платные услуги (содержит вложенные папки «Обслуживание на дому», «Обслуживание в стационаре», «Прейскуранты»)
12.  Образцы договоров и соглашений с клиентами
13.  Акты, регулирующие отдельные направления деятельности в сфере социального обслуживания населения
14.  Порядки межведомственного взаимодействия
База создана в браузере Explorerи размещена на сервере Центра. Доступ к ней обеспечен всем руководителям структурных подразделений и служб, а также ведущему юрисконсульту через ярлык на рабочих столах их компьютеров. Причем доступ осуществляется только в режиме чтения – это позволяет избежать несанкционированного изменения документов. Вместе с тем требуемый документ можно скачать на свой компьютер и после этого работать с ним (делать извлечения, выделять нужные фразы и т.д.) в обычном формате. По мере необходимости ответственным лицом, обладающим полномочиями администратора (руководителем организационно-методического отделения),  в базу вносятся изменения.
Среди особых преимуществ разработанной электронной базы нужно отметить, что она предусматривает возможность поиска документа не только механически (через соответствующую папку), но и по словам в названии и в тексте документа. Что особенно важно, когда требуется быстро найти все документы, в которых, например, имеется ссылка на отмененный нормативный правовой акт.
Среди минусов – необходимость отслеживания и сортировки новых документов, для определения подлежащих внесению в базу и запроса у исполнителей электронного варианта. Для  упорядочения данной работы, требуется либо проинструктировать секретаря, осуществляющего регистрацию организационно-распорядительных актов, либо разработать Положение о порядке формирования электронной базы. Последний вариант, на наш взгляд предпочтительнее, поскольку позволяет систематизировать и унифицировать этот процесс.
Надо сказать, что за первые 10 дней работы базы было зарегистрировано более 60 обращений к ней. Апробация базы и положительные отзывы руководителей структурных подразделений свидетельствуют о том, что ее внедрение значительно упростило работу с документами, позволяет избежать ошибок в практической деятельности, способствует экономии и рациональному использованию рабочего времени.
Таким образом, после установки системы электронного делопроизводства, объединения всех компьютеров учреждения внутренней сетью для оперативного обмена информацией и материалами, внедрение базы локальных актов стало очередной преодоленной ступенькой на пути совершенствования работы в Комплексном центре Норильска.
 
 
Версия для слабовидящих
Поиск по сайту
Последние новости
Погода
 
Норильск
 
Опросы

Удовлетворены ли вы содержанием нашего сайта?

Обратная связь

контакты